Dernek projeleri nasıl hazırlanır? Fon sağlayıcının dernekte aradığı yedi bölüm

Dernek projeleri nasıl hazırlanır sorusunun cevabı çoğu zaman "iyi bir fikirle" başlar, ama fon sağlayıcının değerlendirme tablosu orada bitmez. Derneğin proje yönetimi deneyimi, ekibi ve finansal istikrarı da puanlanır. Bu yazı dernekler için proje yazımının bölümlerini, değerlendiricilerin neye baktığını ve derneklere özgü yasal bir noktayı, yurt dışı yardım bildirimini anlatıyor. Eş finansman gibi rakamlar Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Kalkınma Ajansları Genel Müdürlüğü'nün 2021 tarihli kılavuzuna dayanır; güncel oran ve tarihler için çağrının başvuru rehberini kontrol edin.

Dernek projesinin yedi bölümü

1. Sorun ve ihtiyaç. Kimin, hangi sorunu, neden yaşadığını veriyle gösterin. "Gençlerin istihdamı zor" yerine hangi mahallede, hangi yaş grubunda, hangi engelle karşılaşıldığı yazılır.
2. Hedef grup. Ajans kılavuzundaki değerlendirme tablosu, ilgili tarafların ve hedef grupların net tanımlanmasını ve gereksinimlerinin açıkça belirlenmesini ayrı bir kalem olarak puanlar. Sayı, yaş, bölge ve seçim ölçütü yazın.
3. Amaç ve hedefler. Genel amaç projenin katkı vereceği büyük resmi, özel amaç projenin bitiminde değişmesi beklenen durumu anlatır.
4. Faaliyetler. Her faaliyet bir hedefe hizmet etmeli, süresi ve sorumlusu belli olmalı. Derneğin ekibiyle uygulanabilir olup olmadığı da sınanır.
5. Çıktı ve göstergeler. Çıktılar sayılabilir, göstergeler doğrulanabilir olmalı. Mantıksal çerçeve bu zinciri tek tabloda toplar; gösterge tanımı da yardımcı olur.
6. Bütçe. Her kalem faaliyete bağlanır ve çağrının uygun maliyetler listesine uyar. Eş finansmanın nasıl karşılanacağı da bu bölümde görünür.
7. Sürdürülebilirlik. Destek bittiğinde faaliyetin nasıl süreceğini, mali ve kurumsal açıdan yazın.

Fon sağlayıcı derneğe nasıl bakar?

Kalkınma ajansı kılavuzundaki standart tabloda toplam puanın 20'si mali ve operasyonel kapasiteden gelir: başvuranın proje yönetimi deneyimi, teknik uzmanlığı, yönetim kapasitesi, yani personeli, ekipmanı ve bütçeyi yönetme becerisi, ve istikrarlı finansmanı. Küçük bir dernek için bu bölümün çaresi, deneyimli ortaklarla kurulan bir ortaklıktır; ortaklıklar yöntem puanını da etkiler. Ortaklık kurgusunu konsorsiyum yazısında bulabilirsiniz.

Kılavuz, sivil toplum kuruluşlarını ajans desteklerine başvurabilecek kuruluşlar arasında sayar ve teklif çağrılarında yararlanıcının nakdi katkısını, yani eş finansmanı, toplam uygun maliyetin en az yüzde yirmi beşi olarak tanımlar. Belirli öncelik alanlarında bu oran indirilebilir. Kâr amacı güden işletmelerde pay daha yüksek olduğu için dernekler bu açıdan avantajlıdır. Eş finansman nakdi katkı olduğundan gönüllü emeği ve ayni katkı payı karşılamaz; bu nedenle dernek bütçesinde nakit kaynağı baştan belirlenmelidir.

Hangi kaynaklara dernek projesi sunulur?

Başlıca kaynaklar kalkınma ajansları, Erasmus+ ve diğer AB programları, BM kuruluşları ve vakıf fonlarıdır. Ayrıntılı bir liste için STK'lar için hibe kaynakları yazısına bakabilirsiniz. Sosyal kalkınma ve istihdam odaklı projeler için SOGEP ve benzeri programlar, sivil toplum alanındaki çağrılar için sivil toplum ve hak temelli hibe programları, AB tarafı için AB projesi rehberi ve Erasmus+ sayfaları faydalıdır. Ajans başvurusunun nasıl puanlandığı kalkınma ajansı proje başvurusu rehberinde açıklanıyor.

Yurt dışından kaynak alıyorsanız

5253 sayılı Dernekler Kanunu'nun 21. maddesine göre dernekler, mülki idare amirliğine önceden bildirimde bulunmak şartıyla yurt dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan ayni ve nakdi yardım alabilir. Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması zorunludur. Bildirimin şekli yönetmelikte düzenlenir; yükümlülüğe aykırılık, kanunun 32. maddesi uyarınca idari para cezası gerektirir. Madde 2020'de 7262 sayılı Kanunla değiştirildi. Bu yüzden uluslararası bir hibe sözleşmesi imzalamadan önce güncel mevzuatı ve yönetmeliği derneğinizin hukuk danışmanıyla kontrol edin; bu bölüm hukuki görüş değildir.

Beş uygulama ipucu

1. Boyutu kapasitenize göre belirleyin. Ekibinizin yönetemeyeceği bir bütçe, kapasite puanını da düşürür.
2. Ortakları rol vererek yazın. İsim listesi yerine kim neyi üstleniyor diye bakın.
3. Hedef grubu sayıyla yazın. "Kadınlar" yerine "X ilçesinde 18-35 yaş arası 120 kadın" gibi.
4. Nakdi eş finansmanın kaynağını gösterin. Bağış, üyelik geliri ya da başka bir fon olabilir; belirsiz bırakmayın.
5. Raporlamayı baştan kurun. Göstergeler için veri toplama yöntemi ve sorumlu belli olursa ara ve nihai rapor kolaylaşır.

Deneyimle ve destekle

GIZ, REDI Türkiye ve Sivil Düşler Derneği'nin yürüttüğü PACE Grant Programme'de hibe geliştirme alanında yer aldım; kapsamı PACE Grant Programme sayfasında görebilirsiniz. Derneğinizin fon hazırlığını görmek için Fon Hazırlık Skoru kısa bir başlangıçtır. Proje fikrinizi bölümlere dökmek, uygun fonu belirlemek ve başvuruyu hazırlamak için STK hibe danışmanlığı sayfasına bakabilir ya da doğrudan ön değerlendirme isteyebilirsiniz.

Sonuç

Dernek projesi, iyi bir sorun tanımıyla başlar ve derneğin o işi yürütebileceğini gösteren bir yapıyla biter. Bölümleri sırayla kurun, kapasitenizi ortaklarla tamamlayın, eş finansmanın nakdi kaynağını baştan bulun ve yurt dışı kaynak söz konusuysa bildirim yükümlülüğünü atlamayın.