Kalkınma ajansı proje başvurusu nasıl hazırlanır? 100 puanlık tabloyla adım adım

Kalkınma ajansı proje başvurusu hazırlayan kurumların çoğu işe fikirle başlıyor. Oysa ajanslar fikri tek başına değil, fikrin çağrıyla kurduğu ilişkiyi puanlıyor. Bu yazıda ajansların kullandığı standart değerlendirme tablosunu ve süreci, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Kalkınma Ajansları Genel Müdürlüğü'nün Destek Yönetim Kılavuzu'ndan aktarıyorum. Rakamlar 2021 tarihli kılavuza dayanır; güncel oran ve tarihler için ilgili ajansın başvuru rehberini mutlaka kontrol edin, çünkü her çağrı kendi rehberiyle çalışır.

Kimler başvurabilir, kendi payınız ne kadar olur?

Kılavuz iki grup sayar. Birincisi kamu kurumları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, birlikler, kooperatifler, sivil toplum kuruluşları, organize sanayi bölgeleri, sanayi siteleri ve serbest bölge işleticileri gibi kuruluşlardır. İkincisi kâr amacı güden diğer gerçek ve tüzel kişilerdir. Hangi gruba girdiğiniz, hem eş finansman payınızı hem de çağrının size açık olup olmadığını belirler.

Bütün çağrılarda üç şart ortaktır: proje, başvuran kurumun görev ve yetki alanında olmalı; kurumun merkezi ya da yasal şubesi hedef bölgede bulunmalı; projenin hazırlığından ve yönetiminden başvuran doğrudan sorumlu olmalı, aracı gibi davranmamalıdır.

Ajans desteği projenin tamamını karşılamaz. Kılavuza göre yararlanıcının nakdi katkısı, yani eş finansman, toplam uygun maliyetin en az yüzde yirmi beşidir; belirli öncelik alanlarında yüzde ona kadar indirilebilir. Kâr amacı güden gerçek ve tüzel kişilerde bu pay en az yüzde elli olup azaltılamaz. Payı nasıl karşılayacağınızı başvurudan önce planlamak için eş finansman rehberine bakabilirsiniz.

Başvurunuzu kim, hangi sırayla değerlendirir?

Süreç kılavuzda dört adım olarak anlatılır:

1. Ön inceleme. Ajans, başvuran kurumun, ortakların ve projenin rehberdeki uygunluk kriterlerine uyup uymadığına bakar. Uymayan başvuru reddedilir. Eksik bilgi ya da belge istenebilir; süresinde verilmezse başvuru yine reddedilir.
2. Bağımsız değerlendiriciler. Ön incelemeyi geçen başvurular, ajansın havuzundaki uzmanlarca çevrim içi sistem üzerinden puanlanır. Bu uzmanlar alanında en az beş yıllık deneyimi olan öğretim elemanları, kamu personeli ya da hizmet alımıyla seçilen kişilerdir. Ajans personeli bir projenin teknik ve mali değerlendirmesini yapamaz.
3. Değerlendirme komitesi. Komite puanları kontrol eder, katılmadığı teklifleri gerekçesini yazarak yeniden değerlendirebilir. Bağımsız değerlendirme puanı 50'nin altında olan teklifler komitede yeniden değerlendirilmez.
4. Genel sekreter incelemesi ve yönetim kurulu onayı. Ardından başarılı projeler sözleşmeye davet edilir.

Puanı 65 ve üzeri olan başvurular, çağrının varsa başka eşikleri de sağlandığında başarılı listelenir. Sıralama puana göre yapılır; program bütçesi yettiği kadar proje asıl listeye girer, bütçe nedeniyle giremeyen başarılı projeler yedek listede bekler. Yani 70 puan almak bazen yeterli olmaz, çağrının bütçesi de belirleyicidir.

100 puan nereden gelir?

Standart başvuru formu değerlendirme tablosu beş ana bölümden oluşur. Ajanslar alt başlıkları Bakanlık onayıyla değiştirebilir, yani sizin çağrınızın rehberindeki tablo esastır; yine de dağılım hazırlığın nereye yönelmesi gerektiğini gösterir.

Puan kazandıran beş hazırlık

1. Önceliği adıyla anın. İlgililik bölümünün ilk kalemi çift katsayılıdır, yani 10 puandır. Tam puanın şartı, projenin çağrının en az bir önceliğini özellikle işaret etmesi ve cinsiyet eşitliği, fırsat eşitliği, çevrenin korunması ya da sürdürülebilir kalkınma gibi bir katma değer taşımasıdır. Fikrinizi çağrının diline çevirin.
2. Ortak kurun. Yöntem bölümünde ortakların katkısını ölçen alt başlıkta ortaksız projeye en fazla 3 puan verilir.
3. Göstergeleri doğrulanabilir yazın. "Farkındalık artacak" yerine sayılabilir, kaynağı belli göstergeler gerekir. Mantıksal çerçeve bu bağı kurmanın en düzenli yoludur.
4. Devlet desteğinin görünürlüğünü planlayın. Yöntem bölümünde ayrı bir 5 puanlık soru, projede ajans desteğine ve görünürlüğüne yeterli önem verilip verilmediğidir.
5. Bütçede alternatifleri gösterin. Bütçe bölümünün son sorusu, faaliyetlerde ve maliyetlerde farklı alternatiflerin değerlendirilip değerlendirilmediğidir. Teklif karşılaştırması ve gerekçeli seçim burada puan getirir.

Kurgusal bir örnek

Aşağıdaki kurgu gerçek bir projeden alınmamıştır; yapıyı göstermek içindir. Bir ilçedeki sanayi sitesi yönetimi, sitedeki işletmelerin yurt dışı pazara açılmasını konu alan bir proje düşünüyor.

Bu yapıda her satır bir üstüne bağlanır; değerlendiricinin yöntem bölümünde aradığı tutarlılık budur.

Dışarıdan destek ne zaman mantıklı?

Çağrı başvuru dönemleri kısa olabilir. Teklif toplama, izin ve belge hazırlığı çoğu zaman yazımdan uzun sürdüğü için hazırlığa çağrı ilan edilmeden başlamak avantaj sağlar. Bölgenizdeki ajansı ve açık çağrıları kalkınma ajansları sayfasından, program türlerini ise mali destek programları, teknik destek ve fizibilite desteği sayfalarından görebilirsiniz. Sosyal kalkınma ve istihdam projeleri için SOGEP ve benzeri programlar ayrı bir sayfada.

Kurumunuzun bu başvuruya ne kadar hazır olduğunu görmek için Fon Hazırlık Skoru kısa bir başlangıç noktasıdır. Fikrinizi çağrının önceliklerine göre kurgulamak, bütçeyi ve göstergeleri tutarlı hale getirmek ve başvuru dosyasını birlikte hazırlamak için proje danışmanlığı ve hibe başvuru danışmanlığı hizmetlerine göz atabilir ya da ön değerlendirme isteyebilirsiniz.

Sonuç

Kalkınma ajansı proje başvurusu, iyi bir fikrin ajansın diline çevrilmesidir. Puanın büyük bölümü ilgililik ve yöntemden, yani fikrin çağrıyla ve kendi içinde ne kadar tutarlı olduğundan gelir. Çağrı açılmadan rehberdeki tabloyu masaya koyup projenizi satır satır sınamak, başvuru günü yapacağınız hazırlıktan daha çok iş görür.